日頃、オフィスで開かれる会議にはさまざまな役割が存在します。「何かを決める、結論を出す」ことが会議の目的であると勘違いしているケースが少なくありません。第24、25回で紹介した「ブレーンストーミング」や「ブレーンライティング」は、何かを決める会議ではなく、「発散型」や「アイデア抽出型会議」と呼ばれます。会議の持つ特性・目的を理解していない人が参加する会議は上手くいかない可能性が高いです。参加者全員が同じ目的意識を持って会議に臨めば、時間短縮につながるばかりか、生産性の向上も望めます。今回は、人材育成にも役に立つ、会議の役割を解説したいと思います。
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方針を決める会議
決裁権を持つ上長が、会社の方向性や予算、業務の改善案などを決める会議。上長は決断を、その他の参加者は決定するために必要な判断材料をプレゼンします。
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お互いのベクトルを一致させる会議
さまざまな意見をまとめ、会社の進む方針を決める会議。決定後、全力で業務に向かえるように、言いたいことはしっかり発言し、全員が納得できる決定を下せるのがベター。
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情報を共有する会議
上長会議で決まった内容を部下に伝える、取引相手から得た情報などを共有する会議。何かを決定する会議ではないので、参加者は共有した指示、情報を最大限に発揮できるよう、高い意識を持つ。
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アイデアを抽出する会議
ブレーンストーミングやブレーンライティングなど何かを決める前の段階で、さまざまなアイデアの提案や、お互いの考えていることを発散する会議。
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業務を依頼・指示する会議
業務の分担を指示する、今後当たる業務を指示する会議。トップダウンによる話が中心になる場合が多い。
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人材育成、教育、研修する会議
社員のモチベーションアップや、人材育成を目的としたレクチャーが中心の会議。何かを決定するのではなく、勉強会といった色が強い。
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意見をまとめる会議
参加者同士が意見を合わせ、共感を得るための会議。
当然、１つの会議の中で複数の要因を含むことも多いです。それぞれの議題が持つ目的を全員が意識することで、スムーズな会議進行が望めます。会議のレジュメには上記の会議のどれに当たるのかを明記しておくと良いでしょう。今後は会議に臨む上で意識すべきことやそれぞれの会議の特徴について、詳しく解説したいと思います。
