毎事業年度終了後に開催される定時株主総会の議事録作成について、ポイントをご案内します。
定時株主総会とは
定時株主総会とは、毎事業年度の終了後、一定の時期に年1回必ず開催される株主総会です。通常は、事業年度終了後3ヶ月以内に開催します。（税務申告の関係で、事業年度終了後2ヶ月以内に開催する企業も多くあります）
定時株主総会で決議すること
定時株主総会では、以下の事項を報告・決議します。
・当期の事業年度にかかる決算報告及び承認
・当期の事業年度にかかる事業報告の内容の報告
・剰余金の配当（配当がある場合）
・役員の任期が満了する場合の役員の選任
役員の任期満了により定時株主総会で取締役を選任した場合、代表取締役も改めて選定する必要があります。取締役会設置会社の場合は、取締役会で選定し、取締役会非設置会社の場合は、原則として株主総会で選定します。
決議事項と決議要件
決議事項によって、決議要件（普通決議・特別決議・特殊決議）が異なります。決議事項に応じて、決議要件を満たしていることがわかるような記載の仕方が必要です。
議案以外の記載事項
会社法施行規則第72条第3項各号に規定されている以下の事項を記載します。これは、臨時株主総会議事録の場合も同様です。
＜記載事項＞
①開催日時・場所
②議事の経過の要領と結果
③出席した役員の氏名または名称
④議長の氏名
⑤議事録の作成にかかる職務を行った取締役の氏名
臨時株主総会で決議すること
臨時株主総会は、必要がある場合いつでも開催が可能です。役員の増員、定款変更、増資、合併等を行う場合に開催します。ＴＯＭＡ行政書士法人では、議事録の作成サポートやコンサルティングを行っております。お気軽にお問い合わせください。
