2022年3月28日

【テンプレートあり】やる意味のない1対1面談はもう終わり!目的・進め方・失敗しないポイントを大公開!

人材育成 働き方改革

オフィスが活気に満ち、新人からベテランまでが一丸となって目標に突き進む。そんな理想を描きながらも多くの企業が人材育成、上司と部下のコミュニケーション、新入社員の早期離職などに悩みを抱えています。それらの解決策として、近年注目されているのが1対1面談(1on1)です。

すでに導入している企業も多いですが、1対1面談は明確な目的の設定、適切な進め方で実施しないと効果は半減してしまいます。今回は、1対1面談を導入する目的や進め方、失敗しないポイントについてご紹介いたします。

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1対1面談とは

1対1面談とは、「上司と部下が定期的に行うミーティング」のことを指します。月に1回、あるいは週に1回実施し、短時間で継続的に行うのが一般的です。部下の仕事で困っていることや今後がんばりたいことなどを上司がヒアリングし、適切なアドバイスを送ることで、人材育成やコミュニケーションの促進に役立てることができます。
部下が思い切り仕事に臨めて、成果を出せる環境づくりの場と言い換えても良いでしょう。

大切なのは、業務時間内に行うこと。仕事帰りにお酒を飲みながら行う、いわゆる「飲みニケーション」は1対1面談ではありません。


なぜ、1対1面談が求められている?

1対1面談を企業が導入する理由はさまざまですが、大きな要因の一つが「若い世代の離職率が高さ」です。
厚生労働省が2019年に実施した調査によると、2016年3月に大学を卒業して就職した新卒社員のうち、3年以内に仕事を辞めてしまう人は32%にも上ります。

また、独立行政法人労働政策研究・研修機構(JILPT)が調査・公表した「仕事を辞める理由」のランキングでは、人事制度や健康面以外では、「人間関係」と「仕事内容」のミスマッチがランクインしています。

1対1面談では、上司と部下のコミュニケーションを促進し働きやすい職場環境を整えること、そして仕事へのやりがいを見出し、部下のキャリアサポートを行うことが重要です。


1対1面談にはどんな効果がある?実施するメリットは?

では、1対1面談によって得られる効果にはどんなものがあるのでしょうか?
実際に面談を実施している企業では、以下のような問題を抱えていることが多いようです。

・雇用した人材が定着しない
・戦力人材や管理職候補が育たない
・社員間の関係性が悪い
・テレワークで社内のコミュニケ―ションが不足している

これらは上司と部下、社員同士の信頼関係が築けていない、そして社員が自分の業務内容や人事評価に対して不満を抱えていることが原因です。1対1面談を実施することにより、これらの問題を解決するきっかけを作ることができます。以下に1対1面談による効果・メリットを紹介します。

効果1
上司は部下がどんなキャリアビジョンを持っているか、現状の業務で抱えている悩みを知り、適切な人材育成を行うことができる。

効果2
部下は自身の業務内容を客観的に把握でき、会社の人事評価に対して納得感を得られる。回を重ねることで、自身の成長を実感することもできる。

効果3
部下の持つスキル・経験・強み・課題を整理し、キャリアサポートを行える。

効果4
テレワークなどでコミュニケーションが不足している場合でも、信頼関係を築くきっかけになる。


1対1面談を成功させる秘訣は?

1対1面談をやるからには効果を最大限に発揮させなければなりません。そのために2つのことに留意してください。

まずは、1対1面談を成功させるためには、上司と部下の間に「心理的安全性」を築くことです。「心理的安全性」とは、相手に何を言っても、どのような指摘をしても、拒絶されることがなく、罰せられる心配もない心理状態のことをいいます。『仕事をしていく仲間同士、信頼関係がある状態』と言い換えても良いでしょう。ただ仲が良ければいいという訳ではないので注意してください。

全社的な仕組みやルールがなく、個人任せになっていたり、面談スキルが乏しかったりすると、「心理的安全性」を築けません。そのため、事前準備を徹底した上で実施することが重要です。

次に、会社全体の取り組みとして進めることです。会社のトップ(社長)が方針を示し、会社全体の取り組みとすることで、社員に1対1面談の重要性を伝えることができます。面談を担当する管理職には、研修を受講させるといった施策も有効です。


1対1面談の効果的な進め方は?

では、1対1面談はどのような進め方をすれば良いのでしょうか。面談の進め方には5つのステップがあります。

ステップ① 事前準備をする

面談に入る前に、進行役となる上司は面談で話す内容について、事前に情報収集や情報の整理をしましょう。

【事前準備の流れ】
1.面談の目的を明確にする
2.前回の面談内容や過去の部下の行動を振り返る
3.面談時間の時間配分をする

ステップ② 部下の働きぶりを「認める」

面談ではまず、日頃の働きを認めていることを伝えます。上司による承認は、部下の自信につながるだけでなく、お互いの緊張をほぐすアイスブレイクにもなります。

【承認の基本的なやり方】
・具体的なエピソードと共に伝える
・行動(プロセス)を認める
・基本的には「業務に関する」行動やその人の性格について言及する

ステップ③ 面談の本題に入る

場が和んで来たら、いよいよ面談の本題に入ります。下記に例を挙げましたが、1対1面談の目的である「部下の活動支援」に沿うものであれば、どんな内容でもOKです。

【テーマ例】
1.前回の面談からの振り返り(成長した点、やりがいを感じた仕事、自分の仕事の改善点)
2.現状把握(困っていること、協力してほしいこと、自己学習など頑張っていること)
3.今後の重点目標(重点的に取り組みたい仕事は何か、チャレンジしたい新しい取り組みは何か)
4.上司からのアドバイス

ステップ④ 次回の面談までのアクションプランを作る

必要に応じて次回の面談までにやるべきことを決めます。上司がプランを決めるのではなく、対話を通して部下自らに設定してもらうようにしましょう。計画は期限だけでなく、着手日を決めることで行動スピードがアップします。また、成果を可視化する、面談での決定事項を議事録に残すことも大切です。

ステップ⑤ 部下の気持ちを前向きにする

面談の最後は部下の気持ちを前向きにして終了することが大切です。難しいミッションに挑む場合は、「〇〇さんならできると信じています」と期待の言葉をかけましょう。次回は、今回の振り返りから始めることを伝えて終了します。


よくある失敗例

せっかく1対1面談を行っても、逆に上司と部下の信頼関係を損ねたり、上司や部下がお互いに不満を募らせてしまうことがあります。よくある失敗例を紹介するので、留意して面談に臨みましょう。

部下の場合

パターン①

毎日よく頑張っている!と言ってくれるが、言葉に重みがなく、疑ってしまう。上司の面談に対する真剣さ感じられない。

    ▼

◎失敗しないポイント
・部下を承認する際は、具体的なエピソードと一緒に話す
・テクニックを重視し過ぎず、まずは真剣に向き合う
・面談内容はお互い口外しないようにし、信頼関係を築く

パターン②

仕事で困っていることがあるが、上司に素直に話せない

    ▼

失敗しないポイント
・「大丈夫ですか?」ではなく、「困ったことはありますか?」と聞く
・『トラブルの少ない社員』『真面目な性格』など面談前に先入観を持たず、部下の「実は・・・」を引き出す
・日頃からコミュニケーションをとり、何でも相談できる関係性を築く

上司の場合

パターン① 

部下にマイナスの評価や直してほしいことを伝えるのに気を遣ってしまい、うまく伝えられない

    ▼

失敗しないポイント
・まずは相手を承認し、心を開いてもらう
・「~してください(命令)」ではなく、「~してほしい(願望・提案)」と伝える
・自分の主観的側面ではなく、人事評価スキルマップクレドといった客観的側面からアプローチする

パターン②

部下からは会社に対しての不満の意見が多く、そのフォローが大変である。
主体的にチャレンジしたいといった話が出ない

    ▼

失敗しないポイント
・部下に1対1面談の重要性を理解させる
・現在の仕事で、「何を頑張ったか」、「どこを工夫したか」を質問する
・上司一人で解決できない場合は抱え込まず、経営層に相談する。場合によっては、会社への改善提案制度を作り、部下から直接、会社へ改善提案をしてもらう


1対1面談でのコミュニケーションの基本

面談では、身につけておくべきスキルがあります。何も考えずに進めてしまうと「会話が弾まない」、「時間がもたない」「部下が話してくれない」といった状況に陥り、1対1面談の効果も半減してしまいます。上司は基本的なコミュニケーションスキルを習得し、部下が話しやすい雰囲気を作ることが大切です。面談がうまくいかない場合は、以下のポイントを意識し、改善に役立ててください。

・積極的に聴く姿勢を見せる(アクティブリスニング)
・相手の目を見る
・頷く
・オウム返しをする
・相槌を打つ
・すぐに反対や反論をしない
・すぐに答えや結論を出さない
・質問をする
・手本となる価値観を持つ
・意見が合わない場合でも、相手に寄り添い、根気強く考え方や意見をすり合わせる姿勢を持つ


TOMA「1対1面談導入コンサルティング」のご紹介

はじめての1対1面談でも、初期導入から実施時のお悩みまで、コンサルタントが一括サポートいたします。

サービスのポイント

・はじめての1対1面談の導入も安心サポート
・他社でのコンサルティング経験を踏まえたアドバイス
・自社の費用感によって選べるプランを用意
・導入のための社内研修で、社内の幹部に1対1面談の重要性を伝えられる
・幹部の方一人ひとりへの個別研修も可能
・1対1面談以外の場でも活用できるコミュニケーションのポイントが盛りだくさん

失敗しない1対1面談はTOMAにお任せください!
詳しくはこちら「TOMAの人材開発・組織開発サービス」

以下、動画でもご紹介していますので是非ご覧ください。

 

1対1面談に役立つ書籍のご紹介

最後に、TOМAコンサルタンツグループの藤間 秋男会長による、1対1面談を上手く進めるためのヒントが詰まった書籍をご紹介します。

『部下とは15分だけ話しなさい!』(藤間 秋男刊/水王舎

社員ゼロ、お客様ゼロから、数多の辛く厳しい状況を乗り越え、200名の各種専門家を要するコンサルティングファームを構築した実績を持つ著者が『社員が「辞めない面談方法」』をお伝えします。部下との信頼を構築したい方必見!!

【月1回15分のミーティングで最強の組織ができる!】
上司の9割が知らない「1対1面談」成功の秘訣を大公開!!
・若手社員がすぐに「辞めてしまう」
・「働き方改革」による変化に戸惑っている
・コロナ禍などの社会情勢の変化の影響でコミュニケーション不足に悩んでいる
・自発的に動いてもらいたいと思っている方

このような悩みを持つ経営者、上司、一人でも部下をもつ全ての人に読んでいただきたいです

 本書では、

★社員が「辞めない」
★そして「成長する」

面談術をお伝えします。

 「社員を伸ばす」ミーティングのやり方がこの1冊でわかる!

 【目次】

第1章 なぜ有望な若手社員が、次々と辞めてしまうのか?
第2章 「TOMA式個別面談」で会社は伸びる!
第3章 1対1面談を「仕組み化」させる
第4章 5つのプロセスで1対1面談を実践!
第5章 面談トーク 7つのテクニック
第6章 1対1面談ケーススタディ

 

 

 

 

著者情報

TOMAコンサルタンツグループ株式会社 取締役 人材開発コンサルタント

TOMAコンサルタンツグループ株式会社 取締役 人材開発コンサルタント

市丸 純子

2013年TOMAコンサルタンツグループ入社。現在はグループ内の長期ビジョン実現に向けた特別プロジェクトのマネージャーを務め、自社内の組織開発・人材開発に携わる。また、その経験を活かし、「100年企業を創る」をモットーに、多くの中小企業に向けて人材開発コンサルティングを提供している。

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