Scope of Entertainment Expense and Calculation of Non-Deductible Expense

Question: How can I identify the entertainment expenses when I start to draft the corporate tax return and is there any limitation regarding the entertainment expenses for tax purpose?

Answer:
◆Scope of “entertainment expense” under the corporate tax law in Japan

　　　As part of maintaining and facilitating business relationships, companies pay for expenses related to 　　customers, clients, vendors and other parties affiliated with the business such as reception, entertainment, consolation, gifts etc.
　　　However, the following expenses are excluded from “entertainment expense”

1．Ordinary expenses for employee activities such as sports days, shows and company trips etc.

2．Dining expenses of JPY5,000 or less per person (*excluding those solely for internal　directors/employees and their relatives). Records showing the following information must be kept on file.

・Date of dining
・Participants’ name and relationship to company
・Number of participants
・Expensed amount and the name of restaurants/shops and location.

＊Consumption tax is included or excluded from the dining JPY5,000 and entertainment expenses based on the company’s accounting treatment for consumption tax.

3．Other expenses: calendars, planners, and other small gifts, food and beverage for meetings, printed publications, seminars held for editing broadcast program, expenditures of interview for broadcasting

◆Calculation of non-deductible expense in tax rules

　　　Japanese corporate tax law sets two types of deductible limits categorized by the size of company as follows (applicable to FY start from 1^st April, 2014 afterwards):

Size of company	Deduction limit
1. Small & medium-sized enterprises (SMEs) (Paid-in capital JPY100million or less at year-end)	JPY8 million OR 50% of total dining expenses
2. Other than SME AND subsidiary companies wholly owned by a parent company whose paid-in capital is JPY500 million or more	50% of total dining expenses

　　　For SMEs who choose the deductible limit of JPY8 million, the excess amount of entertainment expenses in the fiscal year is treated as non-deductible expense. The calculation formula of fixed amount deductible limit for entertainment expenses is【JPY8,000,000 x (number of months in FY/12)】.

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交際費の範囲と損金不算入額の計算

Question：法人税申告書を作成する際、交際費について範囲と費用を認められない金額について教えてください。

Answer：
◆日本の法人税法における交際費の範囲

　取引関係の維持、促進の一環として法人が、その顧客、取引先、仕入先、その他の事業に関係のある者等に対する接待、供応、慰安、贈答等に類する行為のために支出する費用をいいます。
　ただし、次に掲げる費用は交際費から除かれます。

1．従業員の慰安のために行われる運動会、演芸会、旅行等のために通常要する費用

2．飲食等の為に要する費用であって、その支出する金額を参加人数で割って計算した金額が5,000円以下である費用（その法人の役員若しくは従業員又はこれらの親族に対する接待等の為に支出するものを除く）。ただし、この規定は次の事項を記載した書類を保存している場合に限り適用されます。

・飲食等の年月日
・飲食等に参加したその事業に関係のある者等の氏名又は名称及びその関係
・飲食等に参加した者の数
・その費用の金額並びに飲食店等（支払先）の名称及び所在地

（※）上記費用の5,000円の判定や交際費等の額の計算は、法人の消費税等の経理処理として適用している税抜経理方式又は税込経理方式により算定した価格によります。

3．その他の費用

・カレンダー、手帳、その他の物品を贈与するために通常要する費用
・会議に関連して飲食物を供与するために通常要する費用
・出版物、放送番組を編集するために行われる座談会、又は放送のための取材に通常要する費用

◆損金不算入額の計算　

　法人税法では下記の2つの企業規模区分に応じて、損金不算入の一定措置を設けています。（平成26年4月1日以後に開始する事業年度から適用）

企業規模	控除限度額
1. 中小企業 (期末の資本金の額、又は出資金の額が1億円以下である等の法人)	800万円 若しくは 接待飲食費の50%
2. １以外の法人 (資本金の額又は出資金の額が５億円以上の法人の100％子法人等)	接待飲食費の50%

　800万円の控除限度額を選択した中小企業の場合、該当事業年度における定額控除限度額を超える部分の金額が損金不算入額となります。

定額控除限度額の算出式

【800万円×（該当事業年度の月数/12）】

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