今回も前回に引き続き、「kintone」の機能について解説いたします。まずは「コミュニケーション」についてです。「kintone」に搭載された多彩なメッセージ機能によって、ビジネスに関わるメンバーの円滑なコミュニケーションを図ることができます。営業進捗報告や業務日報の内容に紐付けてアドバイスを送ったり、複数のメンバーで相談しながら業務を進めたりすることが可能です。集まって会議をする必要もないので、外出先や自宅からでもメッセージを確認できます。それぞれのデータに関するやりとりがログとして残るため、タスクの引き継ぎとしても利用可能です。
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他社とのやりとりにも使えるコミュニケーション
業務やプロジェクトごとにスレッド（掲示板）を作り、報告や連絡、相談をすることができます。また、取引先・協力会社・顧客など、社外の人との情報共有ができる「ゲストスペース」を作ることも可能です。業務委託している清掃業者の完了報告を画像付きで行ってもらったり、新築の建設進捗を動画で確認してもらったり、フリーライターに依頼している原稿を納品してもらったりと工夫次第で様々な利用ができます。もちろん、社内環境と分離できるため、外部の人が機密情報にアクセスすることはできませんので、セキュリティ面も万全です。
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アイデアは無限大、機能拡張でさらに便利に
テンプレートとして用意されているアプリを、自社の業務スタイルに合わせてカスタマイズすることができます。「未処理」と「処理済」で文字色を変える、スケジュールをガントチャートで表示するなど業務の漏れを防止する機能も充実。情報の更新をGmailで表示したり、顧客情報の住所から地図を表示させたりと業務遂行のよりスムーズにさせることが可能です。
以上のように、「kintone」には「アプリ」「データ共有」「プロセス管理」「コミュニケーション」「機能拡張」と様々な機能が備わっており、各企業に合わせたカスタマイズができます。どんなアプリをどう利用すればいいのかわからないという場合、TOMAではヒアリングを実施し、企業の特性に合わせたアプリのプロトタイプを作成、本稼働まできめ細やかなサポートを実施します。
