社内の情報のデータ共有には、様々な方法があるかと思います。アナログな管理方法としては、周知事項を社内の掲示板で紙を貼り出す、社員の外出状況をホワイトボードとマグネットで管理したり、電子メールやExcelなどのスプレッドシートを用いて共有したりすることが挙げられます。
しかし、このような従来型の情報共有の方法ですと、上手くいっていない企業が多く見られます。大きな要因としては、情報共有を行うシステムが目的によって異なって利用されており、情報が一元管理できていないことが考えられます。
サイボウズ社のkintoneでは、ノンプログラミングで様々な業務に合わせたデータベース型情報管理アプリの作成ができるため、kintone内でほとんどの業務の情報管理をしていくことが可能となります。今回はこのkintoneを導入することで、Excelで行っていた業務課題が改善された事例について、ご紹介したいと思います。
脱Excelで営業担当に属人化していた情報の共有を実現
ある企業の営業部では、顧客管理や案件管理の情報が、全て個々の営業担当のExcelファイルのみで管理され、「売上集計や傾向分析ができない」、「情報不足で意思決定が遅れる」などの課題を抱えていました。
これらの課題を解決するために、法人営業向けの営業進歩・顧客管理システムとしてkintoneを導入することになりました。導入する決め手となったのは、システムの素人でも直感的に操作できて、簡単に設定変更ができることだといいます。
kintone導入後は「顧客情報」「担当者情報」「案件管理」「請求管理」など情報ごとに部内でアプリを作成し、内容を都度登録・修正をしてメンテナンスも行うようになりました。kintoneは外出の多い営業メンバーでもタブレット端末やスマートフォンから利用できるため、Excelに比べて情報をメンテナンスする手間や抜け漏れが削減されました。
このように社内に散在していた情報を一元化することで、マネージャー陣の迅速な意思決定にも貢献することができています。
当社では、中小企業を中心に業務改善・IT導入支援をしてきた実績があります。業務フローの見直しや、社内の情報共有を効率化する最適なシステム導入についてなど、ご興味がございましたら、お気軽にご相談ください。
