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IT活用・業務改善ブログ:マンスリーコラム

IT経営のススメ ~ 適切な業務改善を行うには ~


 業務改善。それを行うことで全員が効率的になるのなら、取り組めばいいはずなのに、できないのはなぜでしょうか? 今回は業務改善がなかなかうまく進まない理由と、その打開策をご紹介します。

◆現場が動かないと業務改善は進まない

 いきなり上司が「業務改善だ!」と言っても現場はそう簡単に動きません。現場ではどんなことが頭に浮かんでいるでしょうか?
IT

◆業務改善がうまくいかない理由

 改善が進まない多くの現場では、会議で改善に関する発言をすると主担当者に任命されるなど、「言ったもん負け」の風潮があります。現場が業務改善に対して前向きにならなければ、決して前には進みません。強制的に改善を進めようとしても社員のモチベーションが下がってしまいます。現場は改善しないのではなく、今までのやり方の否定につながったり、上司部下間のコミュニケーションに問題があったりと、色々な要因が弊害となり改善できないのです。

◆業務改善を行う3 つのコツ

〈 1. 目的の設定〉
 まずは社員に業務改善を行う目的を意識してもらうことです。全員で定時に帰宅するなど、できるだけ全員が共通の意識を持てる目的を設定しましょう。

〈 2. 業務の可視化〉
 業務フローの作成など業務の可視化を行うことによって、仕事内容が一目で分かり、誰が何の仕事をしているか、役割分担がはっきりわかります。すると、ムダが目に付き改善に前向きになります。

〈 3. 仕事量の数値化〉
 WBS(Work Breakdown Structure)などを作成し仕事量を数値化すると、なぜその仕事に時間がかかるかを考えるため、一日の仕事にかかる時間を管理しやすくなり、ボトルネック発見にもつながります。

 TOMAでは中小企業を中心に社員を直接指導し、業務改善支援を行ってきた実績があります。業務改善に関するご相談や、システムの有効活用方法、システムリプレイスなど、ご興味がありましたらぜひお気軽にご相談ください。


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