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IT活用・業務改善ブログ:マンスリーコラム

IT経営のススメ ~ 人材不足を解消するマニュアル導入 ~


 近年、人材不足の問題が深刻化しており、外食産業などのサービス業では、営業時間の短縮や店舗休業に追い込まれたり、店舗を閉鎖する企業も出てきています。この問題を解決するひとつの手段として、既存人材のマルチタスク化が挙げられます。

◆一人の人材が複数の業務をこなす

 日本の古いホテルや旅館を次々と立て直している星野リゾートでは、時にはフロントマンが掃除をしたり、買い出しをしたりと、一人が3 つも4 つも仕事をこなしています。ホテル内での業務はそれぞれ忙しい時間が決まっているため、手が空いた人材が他の忙しい業務に入ることで、人材の時間をフルに活用することができます。

◆マルチタスク化するための手段

 マルチタスク化に必要となるのがマニュアルです。属人化した業務をマニュアル化することで、業務に携わったことのない人にスピーディに教育・共有が可能になります。既存人材のマルチタスク化が実現できるのです。もちろん新人教育にも活用できます。
 しかし、マニュアルを作成するのは大変です。たとえばOffice系のソフトで作成する場合、画像の位置やサイズ、文字の大きさやフォント、カラー調整など、マニュアルを作成するためのマニュアル作りから始めなければいけません。また作成した後も、印刷して各作業場所に配布し、メールや掲示板などで配布・更新したことを周知する必要があります。

◆クラウド型のマニュアル作成・共有システム

 これらの問題を解決するために、最近ではクラウド型のマニュアルシステムを導入する企業が増えています。弊社でも「Teachme Biz」というクラウド型のマニュアル作成・共有システムを推奨しています。このシステムはスマートフォンやタブレットでマニュアルを作成し配信することが可能。また、作成する際のフォーマットが決まっているため、誰でも簡単に作成から共有まで行うことができます。

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 事例として紹介した星野リゾートも、この「Teachme Biz」を使い、自社の人材のマルチタスク化に成功しました。業務改善やシステムの有効活用方法・システムリプレイスなどに関するご相談は、IT コンサル部にお気軽にご連絡ください。


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