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IT活用・業務改善ブログ:経理合理化

経理合理化 第7回


simple is best
何事も複雑な事よりも単純な事の方が分かりやすいのは確かです。
経理作業も例外ではありません。今回は経理作業をよりシンプルにするためには
どうすればいいかを書いていこうと思います。

【ファイリングはシンプルに】
領収書綴りと業種別などに分類された請求書ファイル、電話代、電気・ガス・水道代などの
公共料金の明細ファイル、税金や社会保険料などの納付書綴りなどをそれぞれファイリング
している会社は多いと思います。しかし、これらのファイルを後で見たことが何回あったでしょうか?
過年度のものに至っては、それこそ税務調査があるまでは、ダンボールの箱の中に眠っていて、
税務調査が終わってしまえば、処分されるのを待つだけです。
経理作業を合理化する上で、書類の整理の仕方もシンプルに変えていきます。
まず、支払明細書ファイルを作ります。そして、支払関係の書類は、これに全て綴じ込んでいきます。

立替経費の領収書は、経費精算申請書の裏にすでに貼って提出してもらっていますので、
毎月1回給料と一緒に振り込んだときに、振込票と一緒に経費清算申請書を綴じ込みます。
取引先からの請求書も同様に、支払日に振込が終わったら、振込明細書の後ろにホチキス止めしてファイルします。
税金や社会保険料の納付書、公共料金の明細などは穴をあけたり、糊付けしたりする手間が面倒なので、
透明のビニールポケットになっているクリアホルダーに入れてファイルすると便利です。

支払関連・入金関連と大枠で分類して1つのファイルにまとめましょう!

【勘定科目にこだわらない】
「勘定科目は何に設定したらいいですか?」会社の経理担当者から、会計事務所に対する問い合わせで最も多いのが、勘定科目に対する問い合わせです。経理担当者が科目を細かく気にする理由は、会計事務所の影響が強いと思います。
会計事務所側がどうでもいい科目の訂正まで細かく指導していることにより、経理担当者も勘定科目に対して
敏感になりすぎているのではないかと思います。
会計の経理処理で使用する勘定科目は、最終的に1年分が集計されて決算書に表示されます。
決算書は外部の人が見ても分かるように、基本的なルールが決められています。
それを破ることは出来ませんが、経費の科目名などは会社で管理しやすいように自由に決めて構いません。

経費科目については、毎月集計してどういった科目をいくら使ったかを管理するために区分しておきます。
ですから、何の支払いをどの科目を使って処理するかをあらかじめ決めておく必要があります。
また、集計してもあまり大きな金額にならないものは、どの科目で処理しても大勢に影響はありませんので、
あまりこだわらないほうがいいでしょう。100円のボールペンを「消耗品費」「事務用品費」「雑費」にするかで
悩むのは時間のムダです。

経費は経費だと割り切って考えましょう!

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