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IT活用・業務改善ブログ:マンスリーコラム

IT経営のススメ ~チャット活用による効率化の実現~


 IT化によりほとんどの企業で業務ソフトを導入し、メールの活用、データの送受信は当たり前になりました。今回、様々な製品が出回る中から社員がより効率よく社内で仕事が出来るツールをご紹介します。

◆社内情報共有:チャットワーク

「LINEのビジネス版」と比喩される、グループメンバーで情報連携やファイル共有ができるクラウド型チャットワークです。スマートフォンにも対応しており、手軽に会話やファイル連携が出来るツールです。

◆メールによる弊害とチャットによるメリット

【メールでの弊害例①】誤送信による再調整
メールは送信したら削除が出来ないため、誤送信先に謝りのメールを入れると共に、再度調整が必要になるケースがあります。

【メールでの弊害例②】件名でしか重要度が伝わらない
メールの場合、どうしてもすぐに対応してもらいたい場合、件名に【重要】など、明記しないと伝わりにくい場面があります。

【メールでの弊害例③】複数人での連絡が取りづらい
複数人がメールでやり取りする場合、関係のない人にも引用がついたメールが届き、過去の引用文が非常に長くなります。

【チャットワークによるメリット①】既読機能がない
他社のチャットツールは既読機能が備わっており、それゆえに読んだら返信しなければいけないというプレッシャーになっています。チャットワークは既読を表示しない仕様になっているので、書く側も読む側も楽な気持ちで連絡が出来ます。

【チャットワークによるメリット②】タスク機能がある
グループ内チャットでタスク機能を利用すれば、自分のタスク、相手のタスクが明確になり、完了した場合にも通知することができ、タスク管理が楽になります。

【チャットワークによるメリット③】検索がしやすい
グループチャット毎に文言の検索が可能なため、過去のやり取りを参照したい場合にもメールよりも簡単に検索が出来ます。

◆チャットワークを利用してもらうために

 最初は従来の方法で連絡を取りたがる場面が多々有ります。まずは少人数で利用して、徐々に社内に浸透させていく事をオススメします。TOMAでは、中小企業を中心に社員を直接指導して合理化してきた実績があります。是非一度ご相談ください。


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