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IT活用・業務改善ブログ:マンスリーコラム

業務マニュアル作成の手順とメリット


日本は他の国に比べて職人の比率が多いとされています。伝統工芸や芸能だけでなく、IT にも職人は存在します。しかし、職人が多いと同時に属人化が進み、特定の人だけが作業して全体の効率化が図れていないという現状があります。今回は、そんな現状を打破するべく、「マニュアル」について記載します。

◆マニュアルはなぜ必要?
業務マニュアルとは仕事を行う上での説明書であり、作業を知らない人でも一つの基準を作ることのできる指標でもあります。業務マニュアルがないと個々の完成品における品質や全体の作業時間に差が生じ、それにより仕事全体のバランスが崩れ、振れ幅が大きくなります。


◆業務マニュアルの作成手順
1.マニュアルの目次や作成期限を決める
2. 業務内容をヒアリングして把握する
3. ヒアリングした業務内容を時系列に並べ替える
4. 業務マニュアルの構成を決める
5. 業務マニュアルを展開し、利用者間の意見を共有する
6. 共有した意見からマニュアルを修正して1~5 を反復する

◆マニュアル化によるメリット
・管理者が部下を適切に指導できるようになる
・作業工数割合が明確になり、正確な作業人数を把握できる
・担当者の引継ぎに時間が掛からない
・担当者の急な不在でも対応できる
・情報を共有化出来ているため、無駄の発見に繋がりやすい

 図3

 

 

 

組織内でマニュアル作成が難しい場合はアウトソーシングで依頼してみてはいかがでしょうか? 適切な業務マニュアル作成についてはTOMA までご相談ください。

 


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